3 czerwca 2019

Sporządzanie i podpisywanie sprawozdań finansowych w 2019 roku

Od kilku miesięcy konstrukcje ustaw stanowią problemy interpretacyjne oraz wzmożone zainteresowanie interesariuszy polskiego systemu prawnego w przedmiocie bilansowym i podatkowym.

Zgodnie z nowelizacją przepisów sprawozdanie finansowe za rok 2018 należy sporządzić i przekazać do KRS oraz KAS w formie elektronicznej w formacie XML.

Pomimo upływu kilku miesięcy zmagań przedsiębiorców z e-sprawozdaniami oraz elektronicznymi podpisami nadal dostajemy zapytania w tej sprawie.

Nie wystarczy samo wygenerowanie sprawozdania finansowego w formie elektronicznej. Co więcej istnieje kilka standardów technicznych, których nieznajomość uniemożliwi podpisanie e-SF, a nawet jego złożenie.

Pierwszym priorytetowym wymogiem jest dokładność sporządzenia takiego sprawozdania. System S-24 porównuje dane podmiotu składającego z danymi w rejestrze w pełni automatycznie, co przy popełnieniu błędu w numerze KRS lub w nazwie uniemożliwi przekazanie sprawozdania finansowego. Sprawozdania w formie elektronicznej stały się bardziej pro dla urzędników niż dla zewnętrznych odbiorców. Wynika to z wprowadzania automatyzacji pracy w Urzędach. Co prawda ich porównywalność wzrosła, ale nie jest to do końca funkcjonalne. Nadal istnieje możliwość złożenia takiego sprawozdania do KRS chociażby bez wszystkich wymaganych not w informacjach dodatkowych, co dla odbiorów sprawozdań stanowi pomniejszenie wartości informacyjnej.

Kolejnym wymogiem technicznym jest podpis. Ustawodawca po aktualizacji przepisów prawa bilansowego zapewnił nam wybór metody podpisywania e-sprawozdań. Dokumenty finansowe opatrujemy profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Na sprawozdaniu mogą pojawić się oba rodzaje podpisów wśród wszystkich podpisanych. Kluczową sprawą w podpisywaniu sprawozdań jest ich kolejność. Co do zasady najmniej problemów sprawia podpisywanie najpierw profilem zaufanym ePUAP, następnie podpisem kwalifikowanym.

Przekazując sprawozdanie finansowe do rejestru należy pamiętać o kilku wymaganiach technicznych systemu internetowego KRS S-24:

• Pojemność plików nie może przekraczać 5 MB dla jednego pliku, natomiast wszystkie pliki przekazywane do Repozytorium Dokumentów Finansowych nie mogą być większe niż 35 MB.
• Podczas przygotowywania plików do podpisów należy tworzyć je osobno dla dokumentów sprawozdania. Wyjątkiem od tego roku jest sprawozdanie w formacie XML zawierające bilans, RZiS, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym i informacje dodatkowe stanowią jeden plik.
• Osoby podpisujące e-sprawozdanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym mają możliwość podpisu wewnętrznie (na dotychczasowym dokumencie) oraz zewnętrznie (generowany jest osobny dokument zawierający wyłącznie podpis). Przy podpisie zewnętrznym należy pamiętać, aby dołączyć plik zawierający podpis do przekazywanych dokumentów do KRS.

Każda zmiana prowadzi do sukcesu, w tym przypadku zmiana dotyczy nowelizacji ustaw, natomiast sukces to potwierdzenie wysłane na maila z Repozytorium Dokumentów Finansowych, że sprawozdanie został tam poprawnie umieszczone.